"Nisses snurra"

Nisses Snurra

Ett ofta förbisett område inom IT‑styrning är så kallad skugg‑IT – lösningar som vuxit fram ute i verksamheten, långt under IT‑avdelningens radar. De är ofta avgörande för det dagliga arbetet men saknar formell struktur och förvaltning.

Vi stötte en gång på detta hos en svensk storbank när vi dokumenterade systemen inom deras marknadsenhet. Där dök begreppet ‘Nisses Snurra’ upp. Det visade sig vara ett typiskt exempel på något som många organisationer känner igen:

• Lösningar utvecklade av enskilda medarbetare eller tillfällig personal som svar på ett akut men begränsat behov

• Verktyg byggda i lättillgängliga program som Excel, Notion eller Filemaker

• System utan dokumentation, driftplan eller genomtänkta rutiner för säkerhet och backup

• Funktioner ingen längre vågar ändra, eftersom ingen riktigt vet hur de fungerar

Från början var Nisses Snurra bara en enkel kalkyl framtagen av en sommarvikarie för pappans räkning. Men med tiden hade den börjat användas av många och hanterade mycket stora belopp i bankens valutaavstämningar.

Ta vara på värdefull kunskap, men hantera även udda system rätt

Det här är en påminnelse om att även dessa mindre, inofficiella lösningar är en del av organisationens IT‑väv. Det skvallrar också om att ambitiösa medarbetare kan ha saknat rätt stöd och verktyg och sett sig tvungna att lösa utmaningar på egen hand. De fyller en viktig funktion men kan också utgöra en risk. Därför bör de inkluderas när ni ser över säkerhet, skalbarhet och standardisering.

Annars kan överraskningarna komma förr än ni anar – ibland redan imorgon.